Kirjastoissa some on usein sellainen työsarka, joka päätyy sellaisen työntekijän virtuaaliselle työpöydälle, joka 'on aktiivinen somessa'. Sosiaalisen median hoitamiseen ei myöskään välttämättä ole annettu kunnolla työaikaa, vaan se tehdään vasemmalla kädellä kaiken muun päälle. Kun päivittäjiä on vaan yksi, saattaa viestien laatu olla yksipuolista ja sieltä puuttuu kirjaston väri. Kirjastot ovat myös olleet pitkään varsin pidättyväisiä some viestinnässään, mutta tyyli on selkeästi höllenemässä. Otan esille Lemmetyisen esille tuomat vaiheet kirjaston perspektiivistä ja toivon, että tästä on hyötyä kirjastoille somestrategian suunnitteluun.
1. Määrittele tavoitteet
Ihan ensimmäiseksi pitää ymmärtää ja määritellä, miksi tätä teemme? Mitkä on tavoitteet? Miksi kirjasto on sosiaalisessa mediassa? Saadakseen lisää käyttäjiä, näkyvyyden vuoksi? Brändäys? Tukitoimintoja lisääntyville verkkokäynneille? Toiminnan avaaminen vanhan perinteisen tiedotuksen rinnalle? Tarve pitää olla todellinen ja hyvin määritelty, se on koko asian ydin. Ei somessa pidä olla siksi, että siellä vaan pitää olla. Tavoitteiden määrittely tukee myös kirjaston oman toimintastrategian toteutumista.
2. Inventaario
Mitä kirjastosi jo tekee? Onko Facebook jo käytössä, mikä sen merkitys on ja toimiiko se? Entä Twitter tai Instagram? Mitkä postaukset toimivat, mitkä eivät? Tee tuota ensimmäistä enemmän. Tee aktiivista ja jatkuvaa benchmarkkausta siitä, miten muualla asiat hoidetaan ja mikä tuntuu toimivan samantyylisten kirjastojen kohdalla. Kallion kirjasto Suomessa tekee sosiaalista mediaa todella hyvin ja länsinaapurista mieluisaa seurattavaa tuottaa mm. Karlstads stadsbibliotek.3. Valitse kanavat
Sosiaalisen median kanavia on pilvin pimein ja uusia tulee tilalle kun toisesta päästä kuihtuu pois. Jotkut jäävät nopeasti unholaan, toiset jäävät elämään globaalisti merkittäviksi verkostoiksi. Tässä vaiheessa pitää kartoittaa ne applikaatiot ja ohjelmat, joilla ensimmäisessä kohdassa määriteltyjä tavoitteita lähdetään ajamaan takaa. Kirjastolla pitää olla realistinen ymmärrys myös voimavaroista ja ettei niitä lähdetä hajottamaan liian moneen kanavaan. Mieti, mitkä ovat asiakassegmenttien kannalta merkityksellisimmät kanavat. Olisiko blogi kaiken alku ja juuri, josta ainestoa voi jakaa eri sosiaalisen median kanaviin?
4. Suunnittele sisällöt
Tämä on strategia prosessin merkittävin vaihe, joka vie myös eniten aikaa ja voimavaroja mutta antaa eniten. Mutta jos tähän kohtaan vaadittavia linjauksia ei ole tehty ja avattu huolella, on sosiaalisen median toteutus pahimmillaan iloista sillisalaattia. Tekemisen pitää olla linjassa kirjaston vision ja strategian kanssa, koska kaikki toiminta tukee näiden toteutumista. Tekeminen tukee myös somestrategian toteutumista.
Tämä ei ole myöskään staattinen vaihe, vaan tätä pitää uusia säännöllisin väliajoin. Sisällön pitää olla niin kiinnostavaa, vangitsevaa ja osallistavaa, että sillä on oikeasti merkitystä asiakkaillesi. Esitä itsellesi kysymys, miksi asiakas sinua seuraisi? Kirjastoilla on suurimpana haasteena asiakkaiden osallistaminen ja todellisen luonnollisen vuorovaikutuksen aikaansaaminen.
5. Pistä prosessit kuntoon
Prosessi tarkoittaa vuosikelloa tai muuta välinettä sisällöntuotantoon. Prosessi tarkoittaa myös vastuun jakamista sekä vastuiden määrittelyä. Tämä on erittäin tärkeää, jotta someviestintä näyttäytyy suunniteltuna ja jotenkin järjestyksellisenä. Usein on niin, että some heilahtaa sen pöydälle, joka sitä yksityiselämässä eniten käyttää. Toki osaamista pitää hyödyntää, mutta vastuut pitää olla selkeästi määriteltyjä. Osallista myös työkavereitasi!
6. Huolehdi mittaamisesta ja seurannasta
Perehdy analytiikkaan ja ota sopivin työkalu käyttöösi. Silmämääräistä omien kanavien tutkailua on syytä tehdä jatkuvasti, jotta osataan määritellä mikä toimii missäkin kanavassa ja mitä huteja on tullut tehtyä. Ja analysoida mikä meni pieleen. Kriittistä oman toiminnan tarkkailua tulee harjoittaa. Ja saumaton yhteistyö viestintätiimin kanssa on suunnattoman tärkeää.
7. Älä hölmöile
Oman kokemukseni mukaan tämä ei ole varsinainen vaaratekijä kirjastoissa. Ennemminkin liiallinen pidättyväisyys ja varovaisuus voi koitua tehokkaan ja osallistavan someviestinnän kohtaloksi. Henkilökunnan likoon laittaminen, personoidut päivitykset viestintälinjauksen mukaisesti avaavat kirjastojen toimintaa tehokkaammin kuin persoonattomuus. Kuvallisuus ja videot toimivat huomattavasti paremmin kuin teksti. Kirjastojen kohdalla on nyt elintärkeää osata avata suljettujen ovien takana tapahtuvaa toimintaa asiakkaille ja päättäjille. Tästä esimerkkinä Högskolan i Borås ja sen henkilökunta. Sosiaalinen media on siihen juuri oikea työkalu.8. Osallistu keskusteluun
Sosiaalista mediaa ei myös saa jättää yksin. Kun on sovittu mitä kanavia käytetään, täytyy läsnäoleminen myös varmistaa. Yhä enenevissä määrin asiakkaat ovat, mahdollisesti Twitterin myötä, oppineet esittämään kysymyksiä organisaation somekanavissa. Inaktiivinen kanava ei myöskään anna hyvää kuvaa aikana, kun viestinnän tahti on taaja ja viestivirta jatkuva. Kysymyksiin myös odotetaan vastausta nopeasti ja on hyvää julkista mainosta kun tämä toteutuu. Mahdollisen kritiikin kohdalla tämä on erityisen vakavaa.
Toivottavasti tästä on apua, kun kirjastossa huomataan että sosiaalisen median toimintaa pitää lähteä jämäköittämään. Suunnittelu on kaiken A ja O, eikä missään kohtaa voi suunnitelun osuutta väheksyä. Klisheisesti: hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. :-)
