Sosiaalisen median strategiaa, nyt tekemään!

Torstaina Kuopiossa kirjastonjohtajien täydennyskoulutuksessa puhuimme sosiaalisen median strategiasta kirjaston näkökulmasta. Olin valinnut lähestymistavaksi erään blogikirjoituksen. Joillekin ei ehkä tule yllätyksenä, että tieni johti jälleen Ville Tolvasen blogiin. Tällä kertaa asialla oli vierailijakirjoittaja Heidi Lemmetyinen: Näin rakennat yrityksellesi toimivan sosiaalisen strategian.

Kirjastoissa some on usein sellainen työsarka, joka päätyy sellaisen työntekijän virtuaaliselle työpöydälle, joka 'on aktiivinen somessa'. Sosiaalisen median hoitamiseen ei myöskään välttämättä ole annettu kunnolla työaikaa, vaan se tehdään vasemmalla kädellä kaiken muun päälle. Kun päivittäjiä on vaan yksi, saattaa viestien laatu olla yksipuolista ja sieltä puuttuu kirjaston väri. Kirjastot ovat myös olleet pitkään varsin pidättyväisiä some viestinnässään, mutta tyyli on selkeästi höllenemässä. Otan esille Lemmetyisen esille tuomat vaiheet kirjaston perspektiivistä ja toivon, että tästä on hyötyä kirjastoille somestrategian suunnitteluun.

1. Määrittele tavoitteet
Ihan ensimmäiseksi pitää ymmärtää ja määritellä, miksi tätä teemme? Mitkä on tavoitteet? Miksi kirjasto on sosiaalisessa mediassa? Saadakseen lisää käyttäjiä, näkyvyyden vuoksi? Brändäys? Tukitoimintoja lisääntyville verkkokäynneille? Toiminnan avaaminen vanhan perinteisen tiedotuksen rinnalle? Tarve pitää olla todellinen ja hyvin määritelty, se on koko asian ydin. Ei somessa pidä olla siksi, että siellä vaan pitää olla. Tavoitteiden määrittely tukee myös kirjaston oman toimintastrategian toteutumista.

2. Inventaario
Mitä kirjastosi jo tekee? Onko Facebook jo käytössä, mikä sen merkitys on ja toimiiko se? Entä Twitter tai Instagram? Mitkä postaukset toimivat, mitkä eivät? Tee tuota ensimmäistä enemmän. Tee aktiivista ja jatkuvaa benchmarkkausta siitä, miten muualla asiat hoidetaan ja mikä tuntuu toimivan samantyylisten kirjastojen kohdalla. Kallion kirjasto Suomessa tekee sosiaalista mediaa todella hyvin ja länsinaapurista mieluisaa seurattavaa tuottaa mm. Karlstads stadsbibliotek.

3. Valitse kanavat
Sosiaalisen median kanavia on pilvin pimein ja uusia tulee tilalle kun toisesta päästä kuihtuu pois. Jotkut jäävät nopeasti unholaan, toiset jäävät elämään globaalisti merkittäviksi verkostoiksi. Tässä vaiheessa pitää kartoittaa ne applikaatiot ja ohjelmat, joilla ensimmäisessä kohdassa määriteltyjä tavoitteita lähdetään ajamaan takaa. Kirjastolla pitää olla realistinen ymmärrys myös voimavaroista ja ettei niitä lähdetä hajottamaan liian moneen kanavaan. Mieti, mitkä ovat asiakassegmenttien kannalta merkityksellisimmät kanavat. Olisiko blogi kaiken alku ja juuri, josta ainestoa voi jakaa eri sosiaalisen median kanaviin?

4. Suunnittele sisällöt
Tämä on strategia prosessin merkittävin vaihe, joka vie myös eniten aikaa ja voimavaroja mutta antaa eniten. Mutta jos tähän kohtaan vaadittavia linjauksia ei ole tehty ja avattu huolella, on sosiaalisen median toteutus pahimmillaan iloista sillisalaattia. Tekemisen pitää olla linjassa kirjaston vision ja strategian kanssa, koska kaikki toiminta tukee näiden toteutumista. Tekeminen tukee myös somestrategian toteutumista.

Tämä ei ole myöskään staattinen vaihe, vaan tätä pitää uusia säännöllisin väliajoin. Sisällön pitää olla niin kiinnostavaa, vangitsevaa ja osallistavaa, että sillä on oikeasti merkitystä asiakkaillesi. Esitä itsellesi kysymys, miksi asiakas sinua seuraisi? Kirjastoilla on suurimpana haasteena asiakkaiden osallistaminen ja todellisen luonnollisen vuorovaikutuksen aikaansaaminen.

5. Pistä prosessit kuntoon
Prosessi tarkoittaa vuosikelloa tai muuta välinettä sisällöntuotantoon. Prosessi tarkoittaa myös vastuun jakamista sekä vastuiden määrittelyä. Tämä on erittäin tärkeää, jotta someviestintä näyttäytyy suunniteltuna ja jotenkin järjestyksellisenä. Usein on niin, että some heilahtaa sen pöydälle, joka sitä yksityiselämässä eniten käyttää. Toki osaamista pitää hyödyntää, mutta vastuut pitää olla selkeästi määriteltyjä. Osallista myös työkavereitasi!

6. Huolehdi mittaamisesta ja seurannasta
Perehdy analytiikkaan ja ota sopivin työkalu käyttöösi. Silmämääräistä omien kanavien tutkailua on syytä tehdä jatkuvasti, jotta osataan määritellä mikä toimii missäkin kanavassa ja mitä huteja on tullut tehtyä. Ja analysoida mikä meni pieleen. Kriittistä oman toiminnan tarkkailua tulee harjoittaa. Ja saumaton yhteistyö viestintätiimin kanssa on suunnattoman tärkeää.

7. Älä hölmöile
Oman kokemukseni mukaan tämä ei ole varsinainen vaaratekijä kirjastoissa. Ennemminkin liiallinen pidättyväisyys ja varovaisuus voi koitua tehokkaan ja osallistavan someviestinnän kohtaloksi. Henkilökunnan likoon laittaminen, personoidut päivitykset viestintälinjauksen mukaisesti avaavat kirjastojen toimintaa tehokkaammin kuin persoonattomuus. Kuvallisuus ja videot toimivat huomattavasti paremmin kuin teksti. Kirjastojen kohdalla on nyt elintärkeää osata avata suljettujen ovien takana tapahtuvaa toimintaa asiakkaille ja päättäjille. Tästä esimerkkinä Högskolan i Borås ja sen henkilökunta. Sosiaalinen media on siihen juuri oikea työkalu.

8. Osallistu keskusteluun
Sosiaalista mediaa ei myös saa jättää yksin. Kun on sovittu mitä kanavia käytetään, täytyy läsnäoleminen myös varmistaa. Yhä enenevissä määrin asiakkaat ovat, mahdollisesti Twitterin myötä, oppineet esittämään kysymyksiä organisaation somekanavissa. Inaktiivinen kanava ei myöskään anna hyvää kuvaa aikana, kun viestinnän tahti on taaja ja viestivirta jatkuva. Kysymyksiin myös odotetaan vastausta nopeasti ja on hyvää julkista mainosta kun tämä toteutuu. Mahdollisen kritiikin kohdalla tämä on erityisen vakavaa.

Toivottavasti tästä on apua, kun kirjastossa huomataan että sosiaalisen median toimintaa pitää lähteä jämäköittämään. Suunnittelu on kaiken A ja O, eikä missään kohtaa voi suunnitelun osuutta väheksyä. Klisheisesti: hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. :-)

Kehitys kehittyy, ihan oikeesti...

Aika menee nopeasti ja totta on; mitä enemmän vuosia tulee lasiin niin sitä nopeammin se tuntuu menevän. Nopeasti etenee maailma muutenkin. Kehitys kehittyy. Välillä on vaikeuksia pysytellä perässä. Ja mielummin pitäisi ratsastaa aallonharjalla. Informaatioyhteiskunta on jossain välissä ehtinyt muuttua digi/mobiiliyhteiskunnaksi. Eikä se ole enää sama asia kuin informaatioyhteiskunta. Ja se pitää hyväksyä.

Digitaalisuus on ubiikkia, se koskettelee käytännössä jokaisen elämää ja se on koko ajan ympärillämme. Sitä ei voi ohittaa yrityspuolen johtaja, eikä sen paremmin kunnallishallinnon edustajakaan. Digitaalisen ajan johtajalta vaaditaan perässäpysyttelyä, ja jos mahdollista, siellä aallonharjalla ratsastamista. Myös julkisella puolella. Useat julkisen puolen johtajat tosin kuuluvat ns. digi-immigrantti sukupolveen, jolle digi- ja mobiilikulttuurin haltuunotto saattaa ehkä olla haasteellista.

Ville Tolvanen bloggasi 18.2. Digiajan johtajasta. Tolvanen ottaa esille näkökulmia johtajudesta ja sen muutostarpeesta tässä ajassa. Aika vaatii uuden omaksumista, uuden maailmankuvan rakentamista ja myös heittäytymistä. Läpinäkyvyys on digiajassa helppoa ja sitä myös odotetaan välineiden nopeuttaessa viestintää. 

"Tietoa on luotava reaaliaikaisesti parempien päätösten ja tulosten luomiseksi. Tiedolla on johdettava ei pelkästään raportoiden vaan myös asiakastietoa päivittäin hyödyntäen. Älykäs johtaja ymmärtää tiedonvälittämisen arvon. Johtaja ei epäröi viestiä tarinastaan, visiostaan ja tulevasta suunnasta vaativimmissakin tilanteissa. Johtaja ymmärtää vision, innostuksen ja kasvollisen johtajuuden arvon." (Ville Tolvanen)

Esimerkiksi lautakunnan päätettäväksi vietävät asiat ja niistä tehdyt päätökset ovat heti netissä luettavissa. Digiaikana olisi luottamuksen kädenojennus osata viestiä tästä omalle tiimille/joukkueelle tai työporukalle oikea-aikaisesti. Digitaalisuus on monelle myös haaste, mutta myös mieletön mahdollisuus, joka kannattaa ottaa haltuun!

19.2. Pauli Aalto-Setälää haastateltiin aiheella Digitaalisuus haastaa johtamisen ja viestinnän. Hän on mukana Aalto-yliopiston KuntaJOKO koulutuksessa aiheenaan digitalisaatio. Aalto-Setälä sanoo, että digitaalisuus mullistaa, oli ala mikä hyvänsä. Julkinenkaan ala ei ole tässä mikään poikkeus. Moni ala on joutunut tekemään suuria muutoksia digiajan tultua; Aalto-Setälä mainitsee selvänä esimerkkinä kustannus- ja mediatalot. Kun asiaa vie kirjastojen maailmaan, asia on yhtä selvää pässinlihaa. Digitaalisuus on tullut, haluataan tai ei. Jälleen olisi mielummin pysyteltävä siellä aallonharjalla.

”Uusien tuotteiden ja palveluiden kehittäminen ei onnistu, jos johtamisjärjestelmä ei tue tätä.”

Aalto-Setälä liittää digitaalisuuden myös vahvasti innovointiin. Digitaalisuus avaa isot ovet innovoinnille ja yhteistyömahdollisuuksille. Innovointi löytyy tekemisestä, kannustamisesta, innostuksesta, sydämestä; se ei kukoista järjestetyissä innovaatiotiimeissä. Digiajan johtaja avaa ovet innovaatioille avaamalla itse ovet omalle epämukavuusalueelleen. Muu jengi seuraa hyvää johtajaa perässä. 

Työelämä 2020 uutisoi, että vain joka neljäs suomalaisorganisaatio on oikeasti innovatiivinen. Me keskitymme uuden toiminnan sijaan liiaksi kustannusten leikkaamiseen sekä tuotteuden ja palvelujen elinkaaren pidentämiseen sen sijaan, että kehittelisimme uutta. 

"Tekesin MEADOW-tutkimuksen yhteenvetoraportista selviää, että Suomi on yksi Euroopan aktiivisimmin työelämää kehittävistä maista, mutta lukuisat kehittämishankkeet eivät johda talouskasvuun ja työelämän laadun parantumiseen."

Myös liiallinen tyytyväisyys tuotteiden tai tuotettujen palvelujen nykytilaan jarruttaa innovatiivisuutta, sanoo tuossa haastattelussa Henrik Ehrnrooth, KONEen toimitusjohtaja. Todellinen innovaatio on tutkimuksessa nähty liittyvän työtyytyväisyyteen. Onnellinen työntekijä on omistautunut työntekijä on innovatiivinen työntekijä.

Muutos tapahtuu epämukavuusalueella ja sinne on uskallettava astua!

Viestintää ja markkinointia - opiskelijoille!

Aurinko paistaa vaaleansinisellä taivaalla ja on jälleen viikon ainoa päivä, jolloin voi koko päivän keskittyä pitkäjänteiseen ajatteluun ja suunnitteluun. Osallistun Turun ammatikorkeakoulun tarjoamaan e-TUBE koulutukseen, jossa opettelemme rakentamaan erilaisia verkko-oppimisen opintojaksoja.

Otollinen tilaisuus harjoittelulle on loppukeväällä alkava opintojakso, "kirjastojen viestintä ja markkinointi". Siitäpä vasta saa aikaiseksi oikein kunnon setin! Sisällöt, tehtävät ja toteutustavat. Lähitapaamisia heillä on paljon, eli tästä tulee tälläinen sekoitus, eli blended learning periaatteella lähdetään.

Markkinointi saattaa herättää tunteita laidasta laitaan. Saatetaan ajatella, että kirjasto myy itse itsensä, julkisena hyväksihavaittuna ja laadukkaana palveluna. Ja näinhän usein onkin. Silti kirjastoammattilainen ei selviä työarjesta ilman viestintäsuunnitelman ja markkinointi suunnitelman laatimisen taitoja. Tapahtumat ja muu tarjonta tarvitsevat hurjasti ulkoista markkinointia onnistuakseen ja houkutellakseen kävijöitä.

Kotona olen lueskellut kirjaa Storybranding. Olen miettinyt sitä sen jälkeen kun viime viikolla Ville Tolvasen blogikirjoitus markkinoinnista iski. Ei kirjastokaan pelkkiä kirjoja ja lehtiä tarjoa. Kirjasto tarjoilee elämyksiä, iloa, naurua, uskallusta, kokemuksia ja onnellisia hetkiä. Eilen olin Kaarinan kirjaston Harry Potter tapahtumassa ja miten tapahtuma innoitti lapsia lukemaan ääneen. Miten jonotettiin selvittämään mihin taloon kukakin kuuluu, jotta sitten saisi itse tehdä rintamerkkinsä. Olitko rohkea Rohkelikosta tai auttavainen ystävä Puuhkupuh-talosta?

Tämä on juuri sitä "tulosta", joka ei näy kirjastossa kirjapidossa tuotettuina euroina. Olisiko storybranding, tarinabrändäys, eräs keino tuoda kirjastojen tätä puolta esille päättäjille?

Brändäys = "brändin rakentaminen tarkoittaa työtä, jota yrityksen kaikissa osissa tehdään, jotta kohderyhmän mielessä oleva brändi vastaisi mahdollisimman paljon yrityksen valitsemaan tavoitemielikuvaa. Yritys valitsee tavoitemielikuvaansa ne asiat, joilla se haluaa erottautua kilpailijoistaan kohderyhmälle releventilla tavalla.

Tavoitemielikuvan laatiminen on yrityksen johdon tehtävä."

 

(Mäkinen, M.; Kahri, A. ja Kahri, T. (2010). Brändi kulmahuoneeseen. Porvoo, WSOYpro, 2010.)